#36: Comment choisir ses auditeurs internes?

Tout collaborateur ne devrait pas devenir auditeur interne. Certaines aptitudes sont souhaitables et même préférables.

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Allez hop, c’est parti!

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Temps de lecture : 7 minutes

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Au sommaire:

• Mon actualité

• Comment choisir ses auditeurs internes?

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Mon actualité

MISSION QUALITE

Dans ce mois de mai parsemé de jours fériés et de ponts, j’ai travaillé sur le démarrage de la 2ème session de Mission Qualité: c’était ce lundi 13/05 et le premier live a eu lieu hier jeudi! Décollage réussi pour les 30 participants pour 8 semaines palpitantes.

L’objectif de Mission Qualité? Que tu te sentes mieux après qu’avant, en progressant sur ta posture de manager qualité / QSE et ton rapport aux autres fonctions de l’entreprise. Mais surtout que tu retrouves de l’envie et de la sérénité dans cette fonction qui n’est vraiment pas facile au quotidien!

Les inscriptions pour la prochaine session du 9 septembre au 31 octobre sont ouvertes, il reste 16 places. Idem pour la session suivante qui aura lieu du 6 janvier au 28 février 2025 (encore 28 places).

Pour savoir si cette formation est faite pour toi tu peux regarder le replay du wébinaire consacré au sujet ici.

Enfin si tu veux participer je te recommande de solliciter un financement par ton entreprise. Fais toi connaître ici dès que possible pour que je te transmette les infos. Le processus de validation par l‘entreprise et les demandes de financement OPCO prennent toujours du temps.

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Comment choisir ses auditeurs internes?

Disposer d’un groupe de collaborateurs pour réaliser les audits internes est bénéfique. Pourquoi? Parce que cela signifie plus de personnes formées aux exigences des normes et au sytème de management de la qualité, qui contribuent à la démarche. Et parce que ces personnes vont pouvoir s’approprier les principes de management par la qualité et les appliquer dans leur fonction principale! Ca fait coup double. 😉

Par contre une question se pose: qui? Oui, qui parmi tes collègues dans l’entreprise pourrait ou devrait réaliser cette mission d’audit interne?

Les softs skills

D’abord un auditeur interne doit disposer de certains soft skills. L’audit comprend une partie technqiue, de la méthodologie, mais c’est surtout un exercice de communication et de relationnel avec d’autres collègues, en adoptant une posture bien particulière. Voyons quels sont d’après moi ces softs skills indispensables:

• Communication / aisance relationnelle: afin de favoriser les échanges et l’obtention des éléments de réponses recherchés. L’audit est un dialogue.

• Prise de hauteur et de recul: l’audit n’est pas une inspection dont le résultat est binaire. Il faut pouvoir mettre les informations collectées en relief du contexte et des exigences normatives.

• Faire la part des choses: l’auditeur et les audités sont collègues, ils travaillent ensemble et il est important d’être capable de ne pas tout mélanger au moment de l’audit.

• Intégrité: c’est la base de la confiance et de la crédibilité accordées au jugement des auditeurs.

• Objectivité: la collecte, l’évaluation et la retranscription des éléments abordés et des constats doit rester impartiale.

• Autonomie: préparer l’audit, le réaliser, faire le rapport… L’auditeur doit pouvoir réaliser ces actions sans que tu doives sytématiquement intervenir et l’assister.

• Capacité à monter en compétence: appropriation des exigences des normes concernées, même si l’objectif n’est pas d’en faire des experts. Acquisition de la technique d’audit. Capacité à mobiliser ces compétences seulement quelques heures par an.

Des connaissances techniques des process, produits ou services sont un plus mais ne sont pas indispensables. D’ailleurs les auditeurs externes sont rarement experts de tes produits or ça ne les empêche pas d’auditer!

L’état d’esprit

Après les soft skills, un bon auditeur interne devrait également disposer du juste état d’esprit. C’est un mélange de curiosité pour aller poser des questions, d’une volonté de chercher à comprendre et d’envie de contribuer à la progression de l’entreprise en amenant des suggestions d’amélioration.

Si la réalisation d’un audit interne est perçue comme une corvée ou une contrainte, le travail risque d’être expédié et les objectifs d’évaluation de la conformité, d’alimentation de l’amélioration continue et de promotion de la démarche qualité seront difficilement atteints. Pire encore si l’auditeur interne rechigne à se rendre disponible ou se défile au dernier moment.

Enfin le candidat idéal devrait s’intéresser un minimum à la démarche qualité et croire en son utilité. Parce que confier cette mission à quelqu’un qui est réfractaire et qui pourrait dénigrer l’organisation pendant les audits, c’est la dernière chose qu’on souhaite.

La disponibilité

Si l’auditeur interne n’est pas disponible, il ne nous sert à rien. C’est pas plus compliqué. Donc les personnes qui cumulent déjà plusieurs fonctions, font beaucoup d’heures supplémentaires ou sont constamment en déplacement: ce ne sont pas de bons candidats.

Peut être as-tu déjà remarqué que ce critère nous oblige parfois à devoir nous passer de super profils, bien qu’ils cochent toutes les autres cases. Le problème c’est précisément que ce sont des super profils, que l’encadrement les a déjà identifiés et leur a confié un certain niveau de responsabilités.

Quelles fonctions?

Finalement quand on y réfléchit l’ensemble des managers et directeurs devraient logiquement avoir le profil, au point de la disponibilité près.

Tu peux aussi avoir de bonnes surprises sur des profils de techniciens, notamment des jeunes qui sont motivés pour avancer dans la société, curieux de ses activités ou des plus expérimentés qui ont déjà acquis pas mal de bouteille.

Attention par contre aux profils opérateurs. J’en ai eu quelques'uns dans mes équipes d’auditeurs internes. Leur vision pragmatique et orientée terrain est intéressante, mais souvent on va rencontrer des difficultés sur les aspects de montée en compétence et de prise de recul / hauteur de vue pour évaluer les éléments collectés. Le risque c’est d’en rester à une vision binaire s’apparentant à un mode checklist ou inspection. Une option toutefois: faire des binômes d’auditeur avec un opérateur et une autre fonction.

Faut-il privilégier les qualiticiens de métier? Je ne pense pas. Je preconise plutôt qu’une diversité de métiers soient représentés: RH, logistique, méthodes, production, BE… Ça répend la démarche qualité et ça apporte des points de vue differents. Cerise sur le gâteau: ils vont voir ce qui se passe dans les autres services, ce qui peut avoir des retombées positives sur le travail quotidien.

Le recrutement

Recruter tes auditeurs internes, c’est comme du recrutement classique. Il y a principalement deux approches à envisager.

Tu peux faire passer une annonce en interne, avec description de la mission et du profil recherché, puis faire des entretiens avec les candidats. D’ailleurs tu peux te rapprocher de ton service RH pour cela. Le gros avantage de ce procédé c’est que ceux qui répondent le feront de manière volontaire, donc il seront intéressés et tu n’auras pas besoin de les convaincre. Les inconvénients c’est que très probablement il y aura des personnes qui n’ont pas le profil à qui il faudra dire non. Il se peut aussi que certains volontaires n’aient pas vraiment compris de quoi il en retourne. Enfin en fonction du nombre de candidats, à relativiser selon la taille de ton entreprise, ça peut vite devenir chronophage.

Ou alors tu peux “chasser” des candidats que tu auras préalablement identifiés. C’est donc une approche directe qui consiste à proposer la mission aux collègues qui valident les critères. Attention tout de même à bien valider leur volonté de participer. En général tu devrais avoir une idée de leur degré d’implication à travers leurs activités courantes, mais le fait d’avoir une mission supplémentaire, généralement non rémunérée, donc une surcharge de travail par rapport à leur mission première, ça peut être un frein. Pense aussi à en parler à leur manager pour ne pas te retrouver ensuite avec un véto, lié par exemple à la disponibilité.

Voilà on s’arrête là pour aujourd’hui, j’espère que tu y vois plus clair.

A la prochaine,

Benoit

PS: si tu connais quelqu’un qui apprécierait de me lire, fais lui suivre ce mail.