#38: Externaliser ses audits internes qualité à moindre frais
Tu aimerais un regard extérieur sur ton SMQ mais le coût d'un consultant te rebute? Il existe des solutions.
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Allez hop, c’est parti!
Temps de lecture : 7 minutes
Au sommaire:
Mon actualité
Externaliser ses audits internes qualité à moindre frais
Mon actualité
Quelques déplacements ces jours-ci, en Vendée en début de semaine, à Paris la semaine prochaine, avec un point commun: former des pilotes de processus à l’ISO 9001 et à leur rôle de pilotes. Parce que oui, être pilote nécessite que la mission soit cadrée, tout comme les responsabilités associées et les compétences nécessaires à sa réalisation définies et acquises. Et ça ne s’improvise pas!
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Entre deux déplacements, Mission Qualité reprend le devant de la scène. Lors du Live d’hier nous avons parler de la mobilisation des managers et des pilotes de processus avec un invité de marque: Anthony Deles!
Plus d’infos sur cette formation et pour savoir ce qu’elle peut t’apporter, c’est ici.
La prochaine session démarre le 09 septembre prochain.
Externaliser ses audits internes qualité à moindre frais
Pour clore cette série d’articles consacrés aux audit internes, je vais te proposer 3 options à considérer pour pouvoir profiter des bénéfices de l’externalisation des audits, sans devoir y consacrer un budget trop conséquent.
Les audits croisés
Fonctionnement
Le principe des audits croisés et de faire des échanges d’auditeurs avec d’autres entreprises. Leurs auditeurs viennent faire des audits chez toi et vice versa.
Si tu es dans un groupe, les audits croisés peuvent être envisagés entre les différents sites du groupe. Hyper simple.
Si ce n’est pas le cas, tu peux envisager de rejoindre une association qui propose cette pratique, comme ton antenne régionale de France Qualité Performance ou le Mouvement Français pour la Qualité. Des clubs existent dans ces associations qui permettent aux adhérents de profiter et de réaliser des audits croisés.
Dernière option: sollicite les entreprises proches de la tienne ou des confrères que tu pourrais connaitre.
Coût
Si tu passes par une association, il faut considérer le coût annuel de l’adhésion. A titre informatif il est de 600€HT/an auprès de France Qualité Performance en Bourgogne-Franche-Comté pour une PME entre 50 et 250 salariés. C’est moins cher qu’un jour de prestation…
Il y a ensuite les frais de transport pour aller auditer l’autre structure et les frais de repas des auditeurs qui viennent auditer chez toi, ce qui devrait rester assez modeste.
Avantages
Quand dans un groupe des sites sont clients et fournisseurs internes les uns des autres, c’est tout bénef qu’ils s’auditent en croisé et ça devrait aider à mieux comprendre les contraintes et enjeux respectifs et fluidifier les relations.
La flexibilité: du moment que tu as trouvé des confrères avec qui faire l’échange de bonnes pratiques, il n’y a plus qu’à vous organiser entre vous concernant le quand, quoi, comment.
Tu peux faire réaliser ton planning d’audit internes par plusieurs auditeurs d’autres structures, chacun amenant un autre regard neuf. Et le pendant: tu peux aller découvrir les pratiques de plusieurs entreprises toi aussi.
Inconvénients
Il faut avoir des auditeurs! Le principe est l’échange, l’entreprise donne du temps de ses salariés au lieu de payer une prestation, donc cela nécessite d’avoir des auditeurs internes parmi les collaborateurs et qu’ils soient ok et dispo pour le faire. De mon expérience, si tu en as, ils sont plutôt demandeurs de ce genre d’échange.
La pertinence des audits peut être variable. Les auditeurs seront des responsables Q/QHSE comme toi, pas forcément issus du même secteur d’activité, avec des niveaux d’expériences variables et pas des auditeurs de métiers. Certains pourront être très bons, d’autres moins…
Un point de vigilance est à porter à la confidentialité des activités de ton entreprise et à la possibilité de transparence. Mieux vaut éviter de s’auditer entre concurrents (ça semble évident, à moins d’avoir une relation constructive). L’idéal de toute façon reste de valider la ou les entreprises sélectionnées avec ta direction.
Les étudiants en formation QSE
Fonctionnement
De nombreux cursus de formation en qualité / QSE, comme les masters, incluent dans leur programme de formation un module audit interne. Les étudiants sont formés aux référentiels, à la technique d’audits et doivent réaliser des audits internes en situation réelle pour valider le module.
Tu peux donc te rapprocher de cursus dans ta région et proposer ton entreprise pour leur mise en pratique.
Coût
Cette option est la moins coûteuse des 3, puisque qu’à part le déjeuner (ce n’est pas obligatoire mais je trouve que c’est le minimum), tu n’auras pas d’autres frais, ni de temps à devoir consacrer toi-même à aller réaliser des audits en retour.
Avantages
Les étudiants sont généralement motivés, ils veulent bien faire, ils préparent bien leurs audits et ils t’apporteront un regard totalement neuf, car en plus de ton entreprise c’est l’environnement professionnel qu’ils découvrent encore globalement. Ils pourront avoir un peu d’appréhension au démarrage mais qui s’estompera très vite.
Ils ne viennent pas seuls, mais accompagnés par un tuteur qui peut être un de leurs formateurs. Donc si jamais ça coince, il y aura une personne expérimentée pour faciliter le déroulement et s’assurer d’un minimum de pertinence.
Inconvénients
Les étudiants sont par définition majoritairement débutants tant concernant les référentiels que la technique d’audit. Ce sera leur premier audit, sauf si tu tombes sur des personnes en formation continue qui auraient déjà eu une pratique de l’audit au cours de leurs expériences précédentes. En conséquence la qualité des audits, là aussi peut ne pas être au rendez-vous, comme tu peux avoir de très bonnes surprises.
Certes tu auras l’oeil neuf, mais probablement peu d’apport de suggestions d’amélioration basées sur des observations ou des expériences dans d’autres entreprises.
Les dates seront probablement imposées avec peu de latitude. La raison est simple: les créneaux d’audit rentrent dans la planification de leur formation. Il faut également prévoir les accompagnants. Donc finalement, mieux vaut anticiper autant que possible pour connaitre les futurs créneaux.
Les auditeurs en phase de validation de certification ICA/IRCA
Fonctionnement
Quand une personne se lance dans le métier de l’audit, elle doit obtenir une certification si elle espère pouvoir intervenir pour le compte d’organismes certificateurs. Les deux plus connues sont l’ICA et l’IRCA et globalement le processus de certification inclus une partie théorique de formation et une partie pratique: les auditeurs en devenir, après avoir validé la théorie, doivent réaliser des audits en situation réelle pour valider leur certification. Par exemple pour l’ICA c’est 4 audits complets ou 10 jours d’audit complets sur site.
Coût
Il n’y a pas de coût standard, c’est une négociation à mener avec l’auditeur en formation. Néanmoins la majorité de ceux que je connais qui sont passés par là proposaient d’offrir les audits, parce qu’il partaient du principe suivant: plus vite j’ai fait mon quota d’audit, plus vite je peux être certifié et plus vite je peux réaliser des prestations d’audits rémunérés à des tarifs normaux. Donc grosso modo, le coût peut à nouveau se limiter au repas du midi.
Avantages
Les futurs auditeurs de métier sont en réalité déjà expérimentés en audit. C’est un pré-requis pour suivre la formation et candidater à la certification, tout comme le fait d’avoir un certain nombre d’années d’expérience professionnelle, dont un minimum sur des fonctions de management de la qualité.
Leur formation théorique est récente, ils seront pertinents sur l’évaluation de conformité et au fait des dernières évolutions ou interprétations.
Ils savent que leurs constats et leurs rapports seront revus par une commission qui se prononcera sur l’obtention de leur certificat. Ils auront donc tout intérêt à être consciencieux.
Inconvénients
Les auditeurs en formation semble être l’option idéale, mais il y a un réel inconvénient: il faut les trouver! Et oui, ils ne sont pas encore établis comme auditeurs, n’ont peut-être pas encore beaucoup de réseau et mis à part le bouche à oreille ou avoir l’opportunité qu’ils proposent leurs services à ton entreprise, c’est difficile d’aller les dénicher.
Je te donne tout de même une astuce: quand on se lance dans les métiers de l’audit, du conseil, de la formation qualité, on cherche à developper son réseau. On le fait notamment en rejoignant des clubs d’entrepreneurs ou des associations, typiquement comme France Qualité Performance! Donc il suffit d’aller te renseigner auprès d’eux pour voir s’ils n’auraient pas un nouvel adhérent qui chercherait des audits à réaliser pour valider sa certification.
Comme tu le vois, il y a des possibilités d’externaliser en tout ou partie tes audits internes à coût réduit, bien que cela induise quelques menus inconvénients.
On s’arrête là pour aujourd’hui.
A la prochaine,
Benoit
PS: si tu connais quelqu’un qui apprécierait de me lire, fais lui suivre ce mail.