#37: Collaborateurs ou prestataire externe pour les audits internes?

L'audit interne peut être réalisé par des collaborateurs ou par un prestataire externe. Passons en revue les avantages, les inconvénients et mes préconisations.

mai 24, 2024

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Au sommaire:

Mon actualité
Comment choisir ses auditeurs internes?

Mon actualité

La boulette!

Vendredi dernier je t’ai envoyé l’épisode #36 du Rendez-vous Qualité. Et un quart d’heure plus tard, je t’ai envoyé un mail qui en faisait la promotion… Alors que tu es déjà inscrit(e)! 🙃 Mais qu’est-ce qu’il nous a fait le Benoit?

Je t’épargne le détail du 5 pourquoi, mais voici ses conclusions:

Cause immédiate: un clic dans la mauvaise case. Ce mail était destiné à mes contacts qui ne sont PAS inscrits. Bête comme choux.
Causes racines: un Benoit bien fatigué ces derniers temps, qui fait des choses dans la précipitation, sans procéder à des vérifications.

Et donc je me suis mis en place une checklist de vérification avant l’envoi de mails et imposé un délai mini entre la fin de la rédaction et l’envoi. Et surtout du repos!

Voilà, je te présente donc mes excuses pour ce mail qui ne t’était pas destiné. 🙏

MISSION QUALITE

Ca se poursuit pour la session de mai de Mission Qualité. Cette semaine on a parlé de comment “vendre la démarche QSE”, lors d’un live animé.

Les inscriptions pour la prochaine session du 9 septembre au 31 octobre sont ouvertes, idem pour la suivante du 6 janvier au 28 février 2025.

Pour savoir si cette formation est faite pour toi tu peux regarder le replay du wébinaire consacré au sujet ici.

Enfin si tu veux participer je te recommande de solliciter un financement par ton entreprise. Fais toi connaître ici dès que possible pour que je te transmette les infos.

Collaborateurs ou prestataire externe pour les audits internes?

Continuons sur la série autour des auditeurs internes. Elle a commencé par leur formation et continué avec le choix des bonnes personnes. Aujourd’hui j’élargis cette question du choix. Car finalement: les audits internes doivent-ils obligatoirement être réalisés par des collaborateurs de l’entreprise? Et bien non!

Il est tout à fait possible de recourir à des personnes externes pour réaliser les audits internes. Voyons de plus près les avantages et les inconvénients de ces deux approches.

Collaborateurs internes

Envisageons pour commencer l’option des auditeurs internes collaborateurs de l’entreprise. Voici les inconvénients qu’il convient de prendre en considération:

Trouver des profils compatibles parmi tes collègues.
J’en ai déjà parlé, tout le monde ne devrait pas faire cette mission.
Les former et les recycler périodiquement.
La formation doit couvrir les référentiels audités, la technique d’audit et un exercice pratique d’audit. On arrive rapidement à une formation de 3 jours, avec des recyclages tous les 3 ans. Donc un coût, sauf à pouvoir les former / recycler en interne.
Pouvoir les libérer pour cette mission.
Ca commence par les jours de formation et ça continue avec les temps de préparation d’audit, de réalisation d’audit et de rédaction des rapports d’audits. Grosso modo une séquence d’audit de 2h va nécessiter une journée de dispo.
Du temps pour gagner en expérience et en pertinence.
Il ne faut pas se faire d’illusion, ton collègue ne sera pas un cador de l’audit après 3 jours de formation. Il aura besoin de plusieurs audits pour affiner sa technique, sa maîtrise des référentiels et sa connaissance du système qualité. Pour ne pas se faire balader par les audités, aussi. Donc les premiers audits ne seront pas ouf. Et même après plusieurs années, le niveau de pertinence restera en-dessous de celui d’un auditeur de métier.
Besoin de toi pour les driver et les rassurer.
Dans la continuuité, il serait surprenant qu’un nouvel auditeur parvienne à réaliser ses premiers audits en toute autonomie. Tu devras l’aider à borner le périmètre, identifier les exigences applicables, les risques, préparer les questions, organiser l’audit, éventuellement y assister et apporter ton support à la rédaction du rapport. Ca va te consommer du temps.
Pas de regard extérieur sur ton système.
L’auditeur collaborateur n’auditera pas ses activités, néanmoins il aura probablement quelques connaissances de celles qu’il va auditer (voir beaucoup) ainsi que du système qualité de l’entreprise puisqu’il y travaille. Il aura peut être aussi pris des habitudes liées à la culture d’entreprise et donc aura des difficultés à les questionner.

En revanche ces nombreux inconvénients sont contrebalancés par de non moins nombreux avantages:

Développer un réseau d'aficionados du SMQ.
Tu as des collègues qui ont le profil, qui s’intéressent au SMQ, qui sont volontaires pour les audits, qui sont plus formés en qualité et qui contribuent à la démarche d’amélioration. Ca devient des ambassadeurs sur lesquels tu vas pouvoir t’appuyer pour les autres activités du système.
Faciliter les interfaces entre processus et / ou services.
Rien de tel que faire auditer un processus par un auditeur qui est son client ou fournisseur interne! Parce qu’avec les audités ils vont mettre les pieds dans le plat. L’auditeur ira naturellement creuser les sujets sur lesquels il rencontre des difficultés sur ses activités normales. Il y aura des prises de conscience des contraintes de chacun. Et in fine ça va faciliter les interfaces.
Contribuer plus à la performance de leur processus de rattachement.
Le complément de formation que reçoit l’auditeur interne, le fait qu’il voit comment travaille les autres secteurs, processus, services, tout ceci va lui servir à être plus performant dans ses activités quotidiennes à lui.
Mieux comprendre le fonctionnement de ton entreprise.
Souvent les collègues ont une perception de l’entreprise centrée sur leurs activités et leurs interlocuteurs. L’audit permet aux auditeurs internes d’aller là où habituellement ils ne vont pas et donc de mieux connaître et comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
Appropriation et implication.
L’activité d’audit va amener tes collègues à mieux comprendre le SMQ de l’entreprise, à voir comment il est pensé et déployé. Ceci va favoriser leur implication dans le respect de l’orgnisation et des exigences qui les concernent dans leurs activités premières.
Amortissement du coût de formation.
La formation ne revient que tous les 3 ans (ou moins s’il y a de nouveaux auditeurs à raccrocher à l’équipe). Donc le coût est plus digeste qu’une prestation externe chaque année.
Des atouts pour les audits externes.
Ayant adopté la posture de l’auditeur, les auditeurs internes sauront mieux que personne comment se préparer de manière autonome avant un audit de certification et comment gérer pendant les temps d’audit. Ils sauront anticiper les questions et amener les bons éléments de réponse. De super audités quoi.
Tu développeras une vraie culture d'amélioration en interne.
Tu as tout simplement plus de personnes actrices dans les boucles de vérification de conformité et proposition d’amélioration. La culture se répend et ne repose pas que sur toi.

Auditeur externe

Passons à la deuxième option: recourir à un auditeur externe à l’entreprise. Qui d’ailleurs? Tout simplement une personne dont l’audit est le métier, qui souvent réalisera dans ses activités un mix entre audits de certification, formation et conseil en entreprise. Commençons cette fois par les avantages:

Disposer d’un auditeur immédiatement formé, expert et expérimenté.
Pas de délai pour caser la formation, pas de montée en compétence qu’il faut assister: c’est efficace dès qu’il arrive.
Porter un regard neuf.
L’auditeur externe ne connait pas ton entreprise. Cette découverte va l’amener à poser des questions sur des choses qui peuvent sembler évidentes pour toi et tes collègues, car vous y êtes habitués. Or lui, non.
Proposer des idées neuves.
Un auditeur passe une grande partie de son temps dans d’autres entreprises, que ce soit pour ses missions d’audit, de formation ou de conseil. Donc par définition il voit des bonnes pratiques en pagaille, des manières de travailler différentes et il pourra t’en suggérer.
Expertise sur le référentiel.
Les normes font partie de ses outils de travail donc il en a une meilleure maîtrise. Cela lui procure notamment la capacité d’évaluer avec beaucoup plus de justesse la conformité aux exigences.
Expertise sur la technique d’audit
Il pratique régulièrement l’audit et il est rompu à la préparation, l’animation des réunions d’ouverture et clôture, les techniques d’interview, la formulation des écarts.
Les collègues ne la lui feront pas à l’envers.
Les bons auditeurs ont l’art de mettre le nez là où on aimerait qu’ils ne le mettent pas. Ils detectent les signaux faibles et tirent les ficelles. De plus ils savent canalyser un audité trop bavard qui tenterait de les enfumer.
Orienter les audits selon tes problématiques.
Au-delà de la stricte évaluation de la conformité, tu peux demander à l’auditeur externe de mettre l’accent sur certains sujet (comme la gestion des incidents, l’approche par les risques etc…). Il sera à l’aise pour faire un focus dessus sans pour autant délaisser d’autres points importants
Peu de sollicitation pour toi.
Il aura simplement besoin de quelques documents pour la préparation (descriptions de l’activité, résultats, dernier rapport d’audit) et après il sera autonome dans la préparation, la réalisation et le rapport. Toi tu peux bosser sur autre chose pendant ce temps.

Tout ceci semble alléchant, sous réserve de prendre en compte les points suivants:

Il faut le trouver.
C’est un inconvénient si tu n’a pas déjà des contacts de personnes compétentes sur ta région. Il y a à boire et à manger, comme pour tout, donc trouver le bon n’est pas forcément aussi simple que taper “auditeur prestation” dans Google.
Il faut qu’il soit disponible.
C’est un critère à relativiser, car il suffit d’anticiper la planification des audits. Mais sache qu’il est courant qu’un bon auditeur réputé soit booké plus de 6 mois à l’avance. Dans le cas d’un besoin de faire un audit rapidement, ça va coincer et ce sera plus flexible en interne.
Pas de développement de la culture d'amélioration en interne.
Tu te prives de tous les bénéfices qu’amènent les auditeurs collaborateurs en dehors des temps d’audit: appropriation du système, ambassadeurs, application à leurs activités premières, facilitation des interfaces…
Connaissance de ton contexte d’entreprise et de ton système limités.
Ceci ne devrait pas l’empêcher de se prononcer sur la conformité, par contre toutes ses propositions d’amélioration ne seront pas forcément pertinentes, tout simplement par manque de connaissance du contexte plus global que le seul périmètre audité.
Un coût élevé.
Pars sur environ 1200€HT/jour, plus ou mois 300, selon le ou les référentiels, son expérience, sa réputation… Rajoute les frais de déplacement, d’hébergement et de repas. Muliplie par le nombre de jours nécessaires à la réalisation de ton programme d’audit et tu as ton budget annuel. C’est plus cher que que de former des auditeurs et les recycler tous les trois ans.

On pourrait se dire que l’option auditeur externe est intéressante, si on a la possibilité d’y accorder le budget.

Ma préconisation: mixe les deux approches

Dans chaque manière de procéder on trouve des avantages dont il serait difficile de se priver. Alors je te recommande tout simplement d’appliquer les deux afin de bénéficier de tous les avantages.

Comment faire concrètement? Crée ton programme d'audit interne. Puis affecte une moitié de tes audits à tes auditeurs collaborateurs et l’autre moitié à un auditeur externe.

Quand je dis “tes audits” je considère que le programme est composé d’un ensemble de séquences d’audit. Ces séquences peuvent être planifiées sur des temps courts (un jour, deux jours…) ou répartis sur l’année.

Pour optimiser le temps de présence de l’auditeur externe, regroupe des séquences pour qu’il vienne pour des journées complètes. Sur une journée il pourra faire 2, 3 voir 4 séquences, selon la taille des périmètres associés à chacune.

Pour les autres séquences tu as plus de liberté de planification, selon les disponibilités tant des auditeurs que des audités.

Je ne suis pas partisan de l’option de faire faire 100% des audits à l’auditeur externe une année, puis 100% aux auditeurs collaborateurs l’année suivante. Pourquoi? Parce que celà implique que tes collègues ne vont pas faire d’audit pendant potentiellement 2 ans. Sachant que ce n’est pas leur métier de base, ils risquent fortement de perdre en compétence.

Cerise sur le ponpon: offre à tes auditeurs internes l’opportunité d’accompagner l’auditeur externe et de l'observer en action. Ce sera bénéfique pour eux car ils profiteront de ses bonnes pratiques d’audit, tant au niveau de la technique que de la posture.

Voilà, avec cette approche combinée tu es gagnant sur tous les tableaux et tu réduis de moitié le coût du recours à un externe. Néanmoins je sais que l’aspect financier reste le principal frein. Mais j’ai une bonne nouvelle: il existe des alternatives “low cost” pour s’offrir un auditeur externe à moindres frais! Je t’en parle au prochain épisode. 😉

On s’arrête là pour aujourd’hui.

A bientôt,

Benoit

PS: tu veux me rendre un grand service? Fais suivre ce mail à tes connaissances qui apprécieraient de le lire.

Le Rendez-vous Qualité

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