#48: Responsable qualité: c'est l'heure du bilan
La fin d'année approche, je t'invite aujourd'hui à t'accorder un temps de réflexion pour faire ton bilan et te propose de t'inspirer de l'ISO 9001 pour cela.
Salut à toi,
bienvenue à ce 48ème Rendez-vous Qualité, nous sommes désormais 4188! 🤩
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Temps de lecture : 8 minutes
Au sommaire:
Mon actualité
Responsable qualité: c'est l'heure du bilan
Données d’entrées de ton bilan
Données de sortie de ton bilan
Pour aller plus loin ensemble:
Mission Qualité: le programme de formation et d’accompagnement pour t’améliorer et t’épanouir dans la fonction qualité/QSE. La prochaine session démarre en janvier 2025!
Le Village QSE: la communauté de pairs pour échanger et te sentir moins seul.
Memes QSE: télécharge mes 89 memes en format modifiable.
Retrouve toutes mes offres sur mon site web.
Mon actualité : Live LinkedIn
Une info principale à te communiquer : je reviens en Live sur LinkedIn ! Pour te parler de quoi ? De posture et de soft skills du responsable qualité / QSE. Parce que pour moi ce sont les aspects les plus critiques dans le métier et parce que ça faisait loooongtemps que je n’avais pas fait de Live. 😊
Ce sont également ta posture et tes soft skills qui font que tu vas être bon dans ton job, parvenir à embarquer tes collègues et développer la culture qualité, bien avant la maitrise technique des normes, des outils et des produits.
Ce sont eux qui vont te protéger des écueils de ce beau métier : la frustration, l’épuisement professionnel et le dégout qui peut mener à la démission, voire au changement de carrière.
Je te donne rendez-vous jeudi 05/12 à 13h sur LinkedIn et t’invite à t’inscrire en cliquant ici pour te donner un max de conseils immédiatement applicables afin d’ajuster ta posture et développer tes softs skills qualité / QSE. Je répondrais aussi aux questions des participants en Live pour que ce soit plus interactif.
Responsable qualité : c'est l'heure du bilan
On est fin novembre, tu as probablement le nez dans la préparation ou la réalisation des revues de processus et de la revue de direction. Normal : c’est la saison !
(A ce sujet, j’avais écrit un chouette article concernant l’organisation et l’amélioration de la revue de direction. Tu peux le (re)lire en en cliquant ici 😉).
Ces revues, finalement, ce n’est pas autre chose que la réalisation d’un bilan, sur un périmètre et une période écoulée, dans le but de prendre des décisions pour aborder au mieux la période suivante, en identifiant ce qu’il convient de modifier et d’améliorer.
Alors pourquoi ne pas en profiter pour faire ton bilan à toi aussi ? Et même utiliser ce qu’il va t’apprendre pour préparer ton entretien annuel avec ton manager, s’il n’a pas encore eu lieu ?
C’est le sujet du jour et je te propose de nous inspirer de ce que dit la norme ISO 9001 v2015 afin de structurer ton bilan personnel.
Données d’entrées de ton bilan
Nous avons vu que faire une revue ou un bilan, c’est en réalité la même chose, regardons maintenant de plus près ce que nous dit notre norme internationale de management de la qualité préférée à ce sujet.
Ça se passe dans le §9.3, et ça commence par les données d’entrée à prendre en compte. Je les ai volontairement reformulées afin qu’elles collent à ton bilan et je te propose le postulat suivant : on remplace “système de management de la qualité” par “toi et ton poste de responsable qualité / QSE.”
La première étape consiste à prendre un sujet après l’autre et à l’analyser le plus objectivement possible.
L’état d’avancement des actions décidées à l’issue du bilan précédent
Si c’est ton premier bilan en mode revue de direction, il n’y en aura pas. Mais pour le prochain, ce sera le cas.
Si tu en as : où en es-tu ? Sont-elles réalisées ? Ont-elles porté leurs fruits ? Des points durs ?
Les modifications des enjeux externes et internes pertinents
Ah ce point est très intéressant ! As-tu déjà pris le temps d’identifier clairement tes enjeux et ceux de ton poste ? Des enjeux internes pourraient être ta productivité, ton bien être ou ton épanouissement dans le poste, ta maîtrise des connaissances et compétences nécessaires, les ressources à ta disposition, l’atteinte des objectifs qui te sont fixés, tes ambitions professionnelles, ton envie de t’investir et t’engager…
Pour les enjeux externes imaginons ta crédibilité ou reconnaissance sur le poste, la compréhension des objectifs du poste par tes collègues, la pérennité du poste, le potentiel d’évolution de carrière, la culture qualité de l’entreprise, les orientations stratégiques de ton entreprise, l’évolution des exigences externes (on te voit la v2026 qui prend son temps mais finira par arriver) …
Ces deux listes ne sont pas du tout exhaustives : à toi de te poser la question des enjeux que tu identifies pour toi, dans ton poste à toi. Et puis de voir ce qui a changé au cours de l’année écoulée et comment ça pourrait évoluer au cours de la prochaine.
Les informations sur ta performance et ton efficacité dans ton poste
Je te fais grâce de l’inventaire de la norme (satisfaction clients, atteinte des objectifs, non-conformités etc…), mais si je transpose, voici l’idée :
Identifie les objectifs ou critères que tu juges importants et qui te permettent de dire que tu as fait du bon boulot et mets en face les résultats que tu as obtenus. Tu peux inclure les objectifs qui t’ont formellement été confiés par ton manager.
Demande-toi si tes parties intéressées (managers, direction, collègues... proches, famille !) sont satisfaits de ton activité, de ta contribution, des relations. Certains se sont-ils plaints ou ont-ils émis des demandes à ton égard ?
Les livrables de ton post ont-ils été satisfaisants ? Préparation des audits, système documentaire, formation interne à la résolution de problème etc… Tout cela a-t-il été bien accueilli et a-t-il fonctionné ?
As-tu fait face à des problèmes ? Clash relationnel, traitement de réclamation inefficace, sujet qui n’a pas avancé d’un pouce, procédure inapplicable, grosse période de fatigue et perte de motivation, impact négatif sur la vie personnelle…
Tes prestataires externes (oui, oui, tu en as^^) ont-ils fait leur job ? Je pense d’abord aux membres de ton équipe si tu en disposes, mais aussi aux contributions de l’ensemble des collègues, en fonction de leurs fonctions et des missions qui leur ont été confiées, en lien de près ou de loin avec la démarche qualité / QSE.
L’adéquation des ressources
Pas de modification du texte de la norme ici, tellement c’est clair : as-tu pu disposer des ressources que tu estimes nécessaires pour faire ton job et te sentir bien. Si non, que t’a-t-il manqué et de quoi aurais-tu besoin ?
L’efficacité des actions mises en œuvre face aux risques et opportunités
Je me dis qu’effectuer le travail d’identification des risques et opportunités c’est être déjà relativement avancé dans cette démarche de bilan personnel, mais pourquoi pas ? Si tu avais précédemment identifié des risques ou opportunités pour toi dans ton poste, es-tu parvenu à les prévenir / le booster ?
Et du coup ces risques / opportunités quels sont-ils pour l’année à venir ? Ont-ils évolué ? A quoi devras-tu être vigilant et de quelle manière ?
Les opportunités d’amélioration
As-tu eu des idées au cours de l’année de choses que tu pourrais ou voudrais améliorer ? Ou bien t’a-t-on fait part de tels éléments ? Si tu balaies les points précédents, je suis sûr que tu vas en identifier plein !
Pour aller plus loin ensemble:
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Données de sortie de ton bilan
Après la partie données d’entrée, ce qui équivaut à regarder le passé et se mettre en tête l’ensemble des informations qu’on vient d’évoquer, passons à la réflexion et aux décisions concernant les données de sortie de ton bilan.
Oui, parce que le but du bilan, sa réelle valeur ajoutée, comme pour la revue de direction d’ailleurs, ce sont les décisions qui en découlent.
Je t’invite donc à t’accorder un temps de réflexion et à l’étaler sur plusieurs jours pour laisser maturer la partie donnée d’entrée. Puis à te fixer des objectifs et des priorités pour l’année à venir et à t’organiser pour les réaliser, en déterminant les trois données de sortie.
Tes opportunités d’amélioration
Celles que tu décides de retenir. Quelles sont les priorités à tes yeux, en accord avec tes résultats, tes enjeux, et toutes les données d’entrée ? Sur quoi souhaites-tu et te sens-tu prêt à t’engager à mener des actions d’amélioration et quelles sont ces actions ? Ça peut être ton organisation, ton rapport aux autres, des limites à poser, tes compétences… A toi de voir, tant que c’est issu de l’analyse de tes données d’entrée à toi.
Les changements à mener sur toi même ou sur ton organisation
Afin de mener ces améliorations, des changements sont-ils nécessaires ? Que dois-tu essayer de faire évoluer ou d’aborder différemment ?
Tes objectifs personnels doivent-ils être revus ou sont-ils toujours pertinents ? Idem pour ceux de ton poste ou de ton service ? Devrais-tu intégrer des activités supplémentaires ou au contraire en transférer certaines à quelqu’un d’autre ?
Tes besoins en ressources
Et enfin, de quoi as-tu besoin ? Deux dimensions sont à considérer : les ressources qui dépendent de toi et celles pour lesquelles ce n’est pas le cas.
Pour ce qui dépend de toi : à quoi vas-tu accorder plus ou moins de temps, d’attention, d’énergie, d’investissement, car ce sont finalement les principales ressources dont tu disposes. J’aurais pu ajouter le budget, c’est une option à considérer si tu es disposé à utiliser ton budget personnel au service du développement de ton bien être et de ton développement professionnel. C’est toi qui voit.
Concernant les ressources externes, le budget consacré par ton entreprise à ton poste, ton service, à la démarche qualité / QSE, est-il satisfaisant ? Des investissements sont-ils nécessaires, vas-tu les demander et tenter d’obtenir ? Vas-tu faire des demandes de formation ? Le budget dont tu disposes doit-il être affecté différemment ? As-tu besoin d’une personne en plus dans ton équipe ?
A l’issue de cette réflexion et de tes décisions, il te reste un dernier point à prendre en compte, c’est la dernière phrase du §9.3 de l’ISO 9001 v2015 : conserve des informations documentées comme preuve des éléments de sortie de ton bilan. Ecris noir sur blanc les décisions et orientations que tu décides de prendre à propos de tes opportunités d’amélioration, des changements à mener et de tes besoins en ressources.
Puis organise le suivi de l’avancement des diverses actions. Au fil de l’année, reviens dessus de temps à autre pour voir ou tu en es, afin de favoriser leur réalisation et d’en tirer les bénéfices espérés.
On en reste là pour aujourd’hui. J’espère que cette relecture du chapitre consacré à la revue de direction t’inspire et qu’elle t’aura convaincu, si ce n’était pas déjà le cas, que la qualité est à la fois utile et partout. 😉
Je te dis à la prochaine,
Benoit
Pour aller plus loin ensemble:
Mission Qualité: le programme de formation et d’accompagnement pour t’améliorer et t’épanouir dans la fonction qualité/QSE. La prochaine session démarre en janvier 2025!
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